19. Januar 2022

Ressourcen­management – ein häufig unterschätzter Brandherd im Projekt-Firefighting

Wenige Projektmanager würden bei der Frage nach der kritischen Komponente im Projekt das Ressourcen Management nennen. Doch diese Disziplin ist in den meisten Fällen von größter Bedeutung und nicht selten ein entscheidender Faktor für den Projektverlauf – insbesondere beim Einhalten der Zeit- und Budgetvorgaben.

Welcher Projektmanager kennt das nicht? Ich werde als Projektleiter eingesetzt, bekomme die Vorgaben zu Zeit und Budget gesetzt und ich brauche jetzt nur das Winning Team zusammenstellen … Der Erfolg scheint greifbar nah.

Kommen Dir die folgenden Szenarien dann bekannt vor?
  • Dein Wunsch-Entwickler ist Deinem Projekt nur zu x% zugeteilt – also nicht Vollzeit

  • Im Unternehmen gibt es zwar fünf Entwickler für die geforderte Technologie, doch alle Projekte wollen den einen Entwickler, weil er der bzw. sie die Beste ist

  • Mitarbeiter werden auf Wochen oder Quartalsbasis den Projekten zugeschrieben – bspw. zwei Tage pro Woche

Wenn Dir eine oder mehrere Situationen bekannt vorkommen aus Deiner Projektarbeit, bist Du nicht allein. Vielmehr sind diese Situationen die Regel. Jetzt kommt aber der Teil mit der Auswirkung auf die Projekte.

Die Wissenszentralisierung auf einen Kopf ist nahezu der Garant für verspätete Projekte im gesamten Portfolio auf Ewigkeit. Dramatisch wird diese Situation, wenn dieser Kopf sich entscheidet zu gehen.

Warum es scheitert?

Dieser eine Kopf befindet sich ständig im Firefighting-Modus und rennt von einem Brand zum nächsten – bis er oder sie selbst ausgebrannt ist. Dieser Mensch kann sich gar nicht vollständig einem Problem widmen, eine Lösung erdenken und dann umsetzen. Bereits in der Denkphase kommen mindestens drei weitere Brände, die gelöscht werden müssen …

Eine Zuteilung von Ressourcen auf Basis von Anzahl Tage pro Zeiteinheit ist eine lose Einteilung. Wer hält diese Einteilung nach? Wer stellt sicher, dass die Ressource in dieser Zeiteinheit auch die veranschlagten Tage für mein Projekt arbeitet?

Warum es scheitert?

Im Alltag dieser Person gibt es beispielsweise zwei Projekte und eine Linientätigkeit … und entsprechende Meetings zu allen drei Bereichen, so dass es keinen vollständigen Tag gibt, an dem diese Person an nur einer Thematik arbeitet … Er oder sie muss sich seine Zeit selbst einteilen und diese Einteilung wird dann durch verschiedene Adhoc-Anfragen nach Herzenslust durcheinandergewürfelt. Die Wahrscheinlichkeit, in diesem Szenario irgendeinen mittel- oder langfristigen Zeitplan einzuhalten, ist sehr gering.

Was ist das Gegenmittel?

Natürlich ist eine dedizierte Vollzeitressource das Optimum, aber auch nur sehr selten erreichbar. Die nächstbeste Option ist eine dedizierte Teilzeitressource. Dediziert heißt in diesem Fall allerdings: feste Tage für das Projekt X – bspw. Montag und Dienstag – mit allen Konsequenzen, also keine projektfremden Meetings oder Einsätze in dieser Zeit. Das muss mit den entsprechenden Führungskräften vereinbart werden, so dass hier eine Eskalationsinstanz hinter mir als Projektleiter steht. Diese Konstellation mag starr und unflexibel erscheinen, ist sie aber nach meiner Erfahrung erstens nicht und zweitens ist sie die einzig zielführende Lösung, um Zeitpläne einzuhalten. Warum? Ich schaffe mit festen Zeiten eine Konstante, eine Art Sicherheit für alle Beteiligten, wann sie sich zu dem Thema auf jeden Fall erreichen können.

Das Problem der Kopf-Zentralisierung ist ein echtes Linienproblem, welches aus meiner Sicht nur durch gezielte Maßnahmen (Know-How Transfer) gelöst werden kann. Diese Maßnahmen gehen allerdings zu Lasten von schnellen Zeitvorgaben in den Projekten. Erst wenn hier eine für die Stakeholder zufriedenstellende Lösung gefunden wird, kann dieses Problem über die Zeit gelöst werden. Die temporäre Unterstützung durch Externe ist dauerhaft KEINE Lösung für dieses Problem, doch das erkennen die Unternehmen häufig erst in der Betriebsphase, wenn kein Teammitglied die geniale Lösung warten bzw. betreiben kann und somit ein weiterer Einsatz von Externen erforderlich wird … ein Teufelskreis.

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KOSTEN-
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