11. April 2022

Ein gelungenes Projekt-Onboarding spart Zeit und Ressourcen

Anastasius Grün sagte einmal „Ein Anfang ist kein Meisterstück, / Doch guter Anfang halbes Glück.“ … Und mit einem gelungenen Projekt-Onboarding können Projektleiter dem Glück etwas nachhelfen.

Doch was ist ein gelungenes Projekt-Onboarding? Dies kann sicherlich vielfältig beantwortet werden. In diesem Blogbeitrag wird Projekt-Onboarding als der Prozess verstanden neue Projektmitglieder und Projektmitgliederinnen mit dem Projekt und dem Team vertraut zu machen und sie in ihre zukünftige Arbeit einzuarbeiten. Gelungen ist dies, wenn die Neuankömmlinge sich schnell in das Projekt einarbeiten können und möglichst viele offene Fragen direkt am Anfang geklärt werden können.

Wenn Du im Bereich Projektmanagement tätig bist, hast Du sicherlich schon die unterschiedlichsten Projekt-Onboardings erlebt. Wenn wir eine ehrliche Bilanz ziehen, wird sich wahrscheinlich zeigen, dass das Onboarding oft etwas uneben verlief. Kommen Dir die folgenden Situationen bekannt vor? Oder hast du diese Problematiken von Kollegen und Kolleginnen geschildert bekommen, welche neu auf das Projekt dazu gestoßen sind?

  • Du bist in einem ersten internen Projekt-Termin und Dir ist kaum ein Name oder Gesicht bekannt.
  • Während eines Termins werden viele unterschiedliche Abkürzungen und projekt-interne Ausdrücke verwendet und Dir fällt es schwer der Konversation zu folgen, da Dir diese Abkürzungen und Ausdrücke nicht bekannt sind.
  • Du stehst vor einem technischen Problem mit dem Equipment und weißt nicht, wer der beste Ansprechpartner ist, um dich bei der Problemlösung zu unterstützen.

All diesen Herausforderungen kann mit einem gelungenen und durchdachten Onboarding proaktiv entgegengewirkt werden. Dies kann Zeit, Nerven und auch Ressourcen sparen.

Onboarding ist keine Wissenschaft

Eines der wirkvollsten Elemente, um ein Projekt-Onboarding zum Erfolg zu führen, ist ein kompaktes Onboarding-Dokument. Dies kann eine einfach PDF oder eine PowerPoint-Präsentation sein. Unabhängig davon, ob du als externer Berater oder Beraterin agierst oder als Mitarbeiter oder Mitarbeiterin in das Projekt eintrittst – ist ein Onboarding-Dokument nicht vorhanden, solltest du der Projektleitung den Vorschlag unterbreiten ein solches zu erstellen. Im Folgenden wird deutlich, warum ein Onboarding-Dokument einen großen Wertbeitrag leisten kann.

Ein erster Überblick

Um neuen Kollegen und Kolleginnen den Projekteinstieg zu erleichtern, ist es sinnvoll ein Organigramm des Projekt-Teams in das Onboarding-Dokument mit aufzunehmen. Eine kurze Vorstellungsrunde bei den ersten Terminen auf dem Projekt sollte dadurch jedoch nicht ersetzt werden. Das Organigramm sollte den Neuankömmlingen vielmehr helfen sich auf Termine besser vorbereiten zu können und es als kleinen Spickzettel im Laufe der ersten Wochen zu verwenden.

Kryptographie entschlüsseln

Des Weiteren ist es ratsam ein Glossar einzufügen mit den gängigsten verwendeten Abkürzungen auf dem Projekt, sowie Ausdrücken, welche sehr projektspezifisch sind. Dies erspart häufige Nachfragen in den Terminen und dadurch auch Zeit.

Man muss nicht alles wissen, wenn man weiß, wo es steht

Zuletzt möchte ich auf hilfreiche Links und Kontakten außerhalb des Projekt-Teams eingehen. Die Auflistung der relevanten Sharepoint-Links oder Teams-Ordnern kann es den neuen Kollegen und Kolleginnen erleichtern sich in das Projekt selbstständig einzuarbeiten, indem sie die abgelegten Dokumente sichten und wissen, wo sie ihre Dokumente in der Zukunft ablegen. Zudem sollten wichtige Kontakte außerhalb des Projekt-Teams, wie z.B. technischer Support, unbedingt in dem Onboarding-Dokument mit aufgenommen werden.

Das Buddy-Prinzip

Zusätzlich zu dem Onboarding-Dokument kann es für ein erfolgreiches Projekt-Onboarding hilfreich sein, neuen Kollegen und Kolleginnen eine Art Buddy an die Seite zu stellen, welche ihnen für jegliche Fragen zur Verfügung steht. Somit hast Du oder deine neuen Kollegen und Kolleginnen direkt jemand verfügbar, bei dem alle Fragen gestellt werden können und gleichzeitig wird noch das Zugehörigkeitsgefühl gefördert. Der Buddy kann entweder die Fragen direkt beantworten oder einen Kontakt zur richtigen Stelle herstellen.

Ich bin ich, wer bist Du

Zum Schluss habe ich noch einen Tipp, welchen Du proaktiv umsetzen kannst, um schnell in das Projekt reinzukommen: Vereinbare kurze Treffen mit den wichtigsten Kontaktpersonen für Dich auf dem Projekt. Das Ziel dabei ist sich gegenseitig kennen zu lernen und zu verstehen was die Aufgaben und Verantwortlichkeiten deines Gegenübers sind. Wenn Du diesen ersten lockeren Kontakt erst einmal geschaffen hast, hast Du eine gute Basis gelegt, für folgende Konversationen und eventuelle Anfragen.

Aus der Perspektive eines bestehenden Projekt-Mitglieds kannst Du mit den Tipps des Onboarding-Dokuments und des Buddy-Prinzips sicherlich das Onboarding von neuen Kollegen und Kolleginnen unterstützen. Der letzte Tipp der proaktiven Treffen wird Dir sicherlich den Einstieg in ein neues Projekt erleichtern und ist unabhängig von jeglichen Initiativen des bestehenden Projekts.

Viel Freude beim Ausprobieren der genannten Tipps!

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