Die Fragen, die den Auftraggeber vor Projektbeginn am meisten interessieren, lauten: „Wieviel Geld kann ich durch das Projekt sparen oder wieviel Geld kann mir das Resultat erwirtschaften?“ und „Wieviel wird mich die Realisierung des Projektes kosten?“.
Budget Management ist ein Dauerbrenner im Projekt
Die Antworten auf die beiden obigen Fragen bleiben während des gesamten Projektverlaufs essenziell und können, wenn es zu einer entsprechenden Situation kommen sollte, darüber entscheiden, ob ein Projekt überhaupt initiiert, fortgeführt, vorzeitig beendet wird usw. Deshalb richten wir heute unseren Fokus auf Budgetmanagement. Wer als Projektmanagementberater schon etwas Erfahrung sammeln konnte, der weiß, dass die Überschreitung des ursprünglich eingeplanten Projektbudgets eher die Regel als die Ausnahme darstellt, vor allem bei größeren Projekten.
Aber wie kann ich als Projektmanager die Abweichung so gering wie möglich halten oder sogar verhindern?
Budgetmanagement in Projekten setzt sich aus mehreren Schritten zusammen:
Realismus statt Optimismus
Im Laufe des Prozesses, gibt es einige Dinge, auf die du achtgeben bzw. Wert legen solltest. Hier ein paar Tipps, die laut Erfahrung der Berater Manufaktur, sehr nützlich für dein Budgetmanagement sind.
Bei der Kostenschätzung sollte der Fokus auf realistischer statt optimistischer Kalkulation liegen.
Hol Dir Hilfe
Hier ist es besonders hilfreich, wenn du mit den direkten Beteiligten sprichst, da sie am besten wissen, wieviel Zeit und Kosten damit verbunden wären. Falls vorhanden, solltest du außerdem auf historische Daten zurückzugreifen (bspw. aus vergangenen und/oder ähnlichen Projekten im Portfolio). Darüber hinaus sollte die Kostenkontrolle in Echtzeit oder zumindest in kurzen Abständen erfolgen. So ist sichergestellt, dass du falls nötig, frühestmöglich reagieren und Korrekturmaßnahmen einleiten kannst.
Reserven verschaffen Luft zum Atmen
Als äußerst sinnvoll hat sich bei uns im Budgetmanagement das Einplanen von Puffern gezeigt, denn auch in den am besten geleiteten Projekten, kann es zu unvorhersehbaren Eventualitäten kommen. Puffer eröffnen dir als Projektmanager Handlungsspielräume, wenn es beim ein oder anderen Arbeitspaket zu Abweichungen vom ursprünglich kalkulierten kommt. Sollte das Projektbudget trotz alledem überschritten werden, ist es essenziell, dass du auf eine transparente und kontinuierliche Kommunikation mit dem Projektsponsor und einen prädefinierten Eskalationsprozess zurückgreifen kannst.
Kevin Gajdzik
Sprechen Sie uns an – wir rufen Sie zurück. Wir bieten Ihnen gerne ein kostenloses und unverbindliches Erstgespräch an.
Spezialisten für Projektmanagement
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1 – Der erste Kontakt
Um Dich zu bewerben, schick dein Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und ggf. Referenzen an jobs@berater-manufaktur.de.
Für Fragen kannst du jederzeit Kristina Jessen unter +49 160 497 1078 anrufen oder uns eine E-Mail an jobs@berater-manufaktur.de schicken.
2 – Das Telefoninterview
Bei uns gibt es keine klassische Personalabteilung. Im Telefoninterview sprichst Du daher direkt mit Deinen möglichen zukünftigen Kollegen.
3 – Die Aufgabe
Um den Wissenstand unserer Bewerber einschätzen zu können, laden wir Dich nach dem Telefoninterview ein, eine Auswahl von Aufgaben im Bereich Excel, PowerPoint und Projektmanagement zu bearbeiten. Hier kannst Du Dein Vorwissen beweisen und wir besser einschätzen welches Fortbildungspaket wir Dir bei Einstellung ggf. noch zur Verfügung stellen sollten. Im Rahmen des persönlichen Gesprächs kannst du uns dann im 4. Schritt deine Ergebnisse präsentieren und Gedankengänge näher erläutern.
4 – Das persönliche Gespräch
Bei beidseitigem Interesse wollen wir Dich nach Step 1-3 im persönlichen Gespräch besser kennenlernen. Wir wollen verstehen, wie Du tickst, warum Du Projektmanagement spannend findest und was Deine Ziele sind. Gleichzeitig wollen wir Dir zeigen, wie wir denken und arbeiten, welche Mentalität wir im Team schätzen und pflegen und alle Deine möglicherweise noch offenen oder aufkommenden Fragen beantworten. Ein gut harmonisierendes Team ist uns wichtig und ein Kernbestandteil unserer Philosophie. Darum nehmen wir uns gerne die Zeit, um gemeinsam herauszufinden, wie gut wir zusammenpassen.
5 – One last step… Feedback
Nach dem persönlichen Gespräch melden wir uns in der Regel innerhalb weniger Tage mit einem Feedback telefonisch bei Dir.