Budget Management – ohne Moos nix los!

Die Antworten auf die beiden obigen Fragen bleiben während des gesamten Projektverlaufs essenziell und können, wenn es zu einer entsprechenden Situation kommen sollte, darüber entscheiden, ob ein Projekt überhaupt initiiert, fortgeführt, vorzeitig beendet wird usw. Deshalb richten wir heute unseren Fokus auf Budgetmanagement.  Wer als Projektmanagementberater schon etwas Erfahrung sammeln konnte, der weiß, dass die Überschreitung des ursprünglich eingeplanten Projektbudgets eher die Regel als die Ausnahme darstellt, vor allem bei größeren Projekten.

Aber wie kann ich als Projektmanager die Abweichung so gering wie möglich halten oder sogar verhindern?

Budgetmanagement in Projekten setzt sich aus mehreren Schritten zusammen:

• Kostenplanung, die definiert, wie Kosten verwaltet, überwacht und kontrolliert werden;
• Kostenschätzung, in der die Kosten der Ressourcen und Materialaufwände, die für die einzelnen Arbeitspakete benötigt werden, abgeschätzt werden;
• Kostenbestimmung, in der die Kosten aller Arbeitspakete aus dem vorigen Schritt zu einem Gesamtbudget akkumuliert werden, was später als Basis für spätere Soll-Ist-Vergleiche genutzt wird;
• Kostenkontrolle, die im Gegensatz zu den anderen Schritten, kontinuierlich im Laufe des Projektes vollzogen wird.

Im Laufe des Prozesses, gibt es einige Dinge, auf die du achtgeben bzw. Wert legen solltest. Hier ein paar Tipps, die laut Erfahrung der Berater Manufaktur, sehr nützlich für dein Budgetmanagement sind.

Bei der Kostenschätzung sollte der Fokus auf realistischer statt optimistischer Kalkulation liegen.

Als äußerst sinnvoll hat sich bei uns im Budgetmanagement das Einplanen von Puffern gezeigt, denn auch in den am besten geleiteten Projekten, kann es zu unvorhersehbaren Eventualitäten kommen. Puffer eröffnen dir als Projektmanager Handlungsspielräume, wenn es beim ein oder anderen Arbeitspaket zu Abweichungen vom ursprünglich kalkulierten kommt. Sollte das Projektbudget trotz alledem überschritten werden, ist es essenziell, dass du auf eine transparente und kontinuierliche Kommunikation mit dem Projektsponsor und einen prädefinierten Eskalationsprozess zurückgreifen kannst.

Kevin Gajdzik