10. Mai 2022

Budget Management – ohne Moos nix los!

Im zweiten Teil unserer Serie fokussieren wir uns auf das prominente Thema Budget, das in der Praxis auf unterschiedlichste Weise gehandhabt wird. In der Theorie gibt es verschiedene Ansätze und doch wird in den allermeisten Fällen ein individuelle Excel angefertigt und genutzt.
Alles ist wichtig, aber Budget am wichtigsten. Denn obwohl Projekte immer am schlussendlichen Resultat, der dafür verwendeten Zeit, der Qualität usw. gemessen werden, dreht sich jedoch alles letztendlich um das Geld. 

Die Fragen, die den Auftraggeber vor Projektbeginn am meisten interessieren, lauten: „Wieviel Geld kann ich durch das Projekt sparen oder wieviel Geld kann mir das Resultat erwirtschaften?“ und „Wieviel wird mich die Realisierung des Projektes kosten?“.

Budget Management ist ein Dauerbrenner im Projekt

Die Antworten auf die beiden obigen Fragen bleiben während des gesamten Projektverlaufs essenziell und können, wenn es zu einer entsprechenden Situation kommen sollte, darüber entscheiden, ob ein Projekt überhaupt initiiert, fortgeführt, vorzeitig beendet wird usw. Deshalb richten wir heute unseren Fokus auf Budgetmanagement.  Wer als Projektmanagementberater schon etwas Erfahrung sammeln konnte, der weiß, dass die Überschreitung des ursprünglich eingeplanten Projektbudgets eher die Regel als die Ausnahme darstellt, vor allem bei größeren Projekten.

Viele Probleme … wir bieten ein paar Lösungsansätze

Aber wie kann ich als Projektmanager die Abweichung so gering wie möglich halten oder sogar verhindern?

Budgetmanagement in Projekten setzt sich aus mehreren Schritten zusammen:

  • Kostenplanung, die definiert, wie Kosten verwaltet, überwacht und kontrolliert werden;
  • Kostenschätzung, in der die Kosten der Ressourcen und Materialaufwände, die für die einzelnen Arbeitspakete benötigt werden, abgeschätzt werden;
  • Kostenbestimmung, in der die Kosten aller Arbeitspakete aus dem vorigen Schritt zu einem Gesamtbudget akkumuliert werden, was später als Basis für spätere Soll-Ist-Vergleiche genutzt wird;
  • Kostenkontrolle, die im Gegensatz zu den anderen Schritten, kontinuierlich im Laufe des Projektes vollzogen wird.

Realismus statt Optimismus

Im Laufe des Prozesses, gibt es einige Dinge, auf die du achtgeben bzw. Wert legen solltest. Hier ein paar Tipps, die laut Erfahrung der Berater Manufaktur, sehr nützlich für dein Budgetmanagement sind.

Bei der Kostenschätzung sollte der Fokus auf realistischer statt optimistischer Kalkulation liegen.

Hol Dir Hilfe

Hier ist es besonders hilfreich, wenn du mit den direkten Beteiligten sprichst, da sie am besten wissen, wieviel Zeit und Kosten damit verbunden wären. Falls vorhanden, solltest du außerdem auf historische Daten zurückzugreifen (bspw. aus vergangenen und/oder ähnlichen Projekten im Portfolio). Darüber hinaus sollte die Kostenkontrolle in Echtzeit oder zumindest in kurzen Abständen erfolgen. So ist sichergestellt, dass du falls nötig, frühestmöglich reagieren und Korrekturmaßnahmen einleiten kannst.

Reserven verschaffen Luft zum Atmen

Als äußerst sinnvoll hat sich bei uns im Budgetmanagement das Einplanen von Puffern gezeigt, denn auch in den am besten geleiteten Projekten, kann es zu unvorhersehbaren Eventualitäten kommen. Puffer eröffnen dir als Projektmanager Handlungsspielräume, wenn es beim ein oder anderen Arbeitspaket zu Abweichungen vom ursprünglich kalkulierten kommt. Sollte das Projektbudget trotz alledem überschritten werden, ist es essenziell, dass du auf eine transparente und kontinuierliche Kommunikation mit dem Projektsponsor und einen prädefinierten Eskalationsprozess zurückgreifen kannst.

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