Was ist (gute) Kommunikation?
In Projekten wird dauerhaft kommuniziert. Sei es der Statusbericht des Projekt-Managers an das höhere Management oder der Austausch über Probleme im Daily Scrum. In beiden Fällen geht es darum, dass eine Information von einem Kommunikationspartner zum anderen wechselt.
Für mich spielt zudem das Timing noch eine entscheidende Rolle. Egal wie gut die Information ist, die an der richtigen Stelle ankommt. Wenn sie zu spät ankommt, ist damit keinem geholfen.
Unter Kommunikation verstehe ich also den Austausch von relevanten Informationen zwischen einem oder mehreren Kommunikationspartnern zum richtigen Zeitpunkt. Eine gute Kommunikation bedeutet für mich, dass die richtigen Kommunikationspartner die richtige Information zum richtigen Zeitpunkt erhalten.
Dabei unterscheiden sich die Informationen und das Timing je nach Kommunikationspartner. Dazu aber in den späteren Tipps mehr. Zunächst erkläre ich Dir, wie Du einen Grundstein für gute Kommunikation legen und was dir dabei helfen kann.
Der Grundstein für eine gute Kommunikation wird schon vor Projektbeginn gelegt!
Für eine erfolgreiche Kommunikation im Projekt solltest Du zunächst wissen, mit wem Du Informationen im Laufe des Projektes austauschen wirst. Dies können beispielsweise das Management, der Portfolio-Manager, aber auch Mitglieder deines Projekt-Teams oder Lieferanten sein. Um diese Daten zu sammeln und zu verschriftlichen kann Dir eine Stakeholder-Analyse helfen.
Hast Du alle deine Kommunikationspartner im Projekt gefunden und für dich übersichtlich gesammelt, solltet Du Dir mindestens überlegen, wann bzw. wie oft und wie Du mit ihnen kommunizieren willst. Optional sehe ich an dieser Stelle auch die Dokumentation von Problemen in der Kommunikation oder welches Medium genutzt wird. Für das Sammeln dieser Informationen kann dir der so genannte Kommunikationsplan helfen.
Wenn Du diese zwei Schritte gegangen bist, dann ist der Grundstein für eine gute Kommunikation schon gelegt. Beachte aber, dass sich die Rahmenbedingungen in Deinem Projekt ändern können und damit gegebenenfalls auch Deine Kommunikationspartner, oder das Kommunikationsintervall. Es ist also sinnvoll, regelmäßig Deine Informationen dazu auf Vollständigkeit zu prüfen.
Diese beiden Schritte sind aber nicht nur auf den Zeitpunkt vor dem Projektbeginn begrenzt. Falls Du mitten im Projektalltag steckst, kann es für Dich trotzdem sinnvoll sein, sich Gedanken über deine Kommunikationspartner und die Intervalle zu machen. Solltest Du dies noch auf keine Weise gemacht haben, habe ich nachfolgend ein paar Tipps für Dich, die dir helfen können, Deine Kommunikation zu verbessern. Diese Tipps kannst du zudem auch anwenden, wenn du beispielsweise einen Kommunikationsplan erstellst.
Tipps zur direkten Kommunikationsverbesserung!
Die nachfolgenden Tipps basieren auf meiner eigenen Erfahrung im Projektalltag und haben mir weitergeholfen.
Nicht jeder benötigt dieselben Informationen!
Du solltest unterscheiden und festlegen, welche Informationen für wen wichtig sind. Dem Management sind die Informationen über Budget, Zeitplan oder Risiken sicher deutlich wichtiger als einem Lieferanten. Um dies zu verbessern habe ich während meiner Kommunikation immer wieder nachgefragt, ob das alle Informationen sind, die mein Kommunikationspartner benötigt.
Sprechen Sie uns an – wir rufen Sie zurück. Wir bieten Ihnen gerne ein kostenloses und unverbindliches Erstgespräch an.
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3 – Die Aufgabe
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4 – Das persönliche Gespräch
Bei beidseitigem Interesse wollen wir Dich nach Step 1-3 im persönlichen Gespräch besser kennenlernen. Wir wollen verstehen, wie Du tickst, warum Du Projektmanagement spannend findest und was Deine Ziele sind. Gleichzeitig wollen wir Dir zeigen, wie wir denken und arbeiten, welche Mentalität wir im Team schätzen und pflegen und alle Deine möglicherweise noch offenen oder aufkommenden Fragen beantworten. Ein gut harmonisierendes Team ist uns wichtig und ein Kernbestandteil unserer Philosophie. Darum nehmen wir uns gerne die Zeit, um gemeinsam herauszufinden, wie gut wir zusammenpassen.
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