13. Juni 2022

Kommunikation in Projekten I – Der Grundstein für gute Kommunikation

In der vierteiligen Reihe „Kommunikation in Projekten“ gehe ich auf verschiedene Aspekte der Kommunikation ein. Neben verschiedenen Kommunikationsmodellen und verschiedenen Kommunikationsmedien werde ich auf verschiedene Probleme in der Kommunikation eingehen und Lösungsoptionen vorstellen. In diesem ersten Teil der Reihe bringe ich Dir näher, wie Du einen Grundstein für gute Kommunikation in Projekten legen kannst.

Was ist (gute) Kommunikation?

In Projekten wird dauerhaft kommuniziert. Sei es der Statusbericht des Projekt-Managers an das höhere Management oder der Austausch über Probleme im Daily Scrum. In beiden Fällen geht es darum, dass eine Information von einem Kommunikationspartner zum anderen wechselt.

Für mich spielt zudem das Timing noch eine entscheidende Rolle. Egal wie gut die Information ist, die an der richtigen Stelle ankommt. Wenn sie zu spät ankommt, ist damit keinem geholfen.

Kommunikation = Austausch

Unter Kommunikation verstehe ich also den Austausch von relevanten Informationen zwischen einem oder mehreren Kommunikationspartnern zum richtigen Zeitpunkt. Eine gute Kommunikation bedeutet für mich, dass die richtigen Kommunikationspartner die richtige Information zum richtigen Zeitpunkt erhalten.

Dabei unterscheiden sich die Informationen und das Timing je nach Kommunikationspartner. Dazu aber in den späteren Tipps mehr. Zunächst erkläre ich Dir, wie Du einen Grundstein für gute Kommunikation legen und was dir dabei helfen kann.

Der Grundstein für eine gute Kommunikation wird schon vor Projektbeginn gelegt!

Für eine erfolgreiche Kommunikation im Projekt solltest Du zunächst wissen, mit wem Du Informationen im Laufe des Projektes austauschen wirst. Dies können beispielsweise das Management, der Portfolio-Manager, aber auch Mitglieder deines Projekt-Teams oder Lieferanten sein. Um diese Daten zu sammeln und zu verschriftlichen kann Dir eine Stakeholder-Analyse helfen.

Hast Du alle deine Kommunikationspartner im Projekt gefunden und für dich übersichtlich gesammelt, solltet Du Dir mindestens überlegen, wann bzw. wie oft und wie Du mit ihnen kommunizieren willst. Optional sehe ich an dieser Stelle auch die Dokumentation von Problemen in der Kommunikation oder welches Medium genutzt wird. Für das Sammeln dieser Informationen kann dir der so genannte Kommunikationsplan helfen.

Wenn Du diese zwei Schritte gegangen bist, dann ist der Grundstein für eine gute Kommunikation schon gelegt. Beachte aber, dass sich die Rahmenbedingungen in Deinem Projekt ändern können und damit gegebenenfalls auch Deine Kommunikationspartner, oder das Kommunikationsintervall. Es ist also sinnvoll, regelmäßig Deine Informationen dazu auf Vollständigkeit zu prüfen.

Diese beiden Schritte sind aber nicht nur auf den Zeitpunkt vor dem Projektbeginn begrenzt. Falls Du mitten im Projektalltag steckst, kann es für Dich trotzdem sinnvoll sein, sich Gedanken über deine Kommunikationspartner und die Intervalle zu machen. Solltest Du dies noch auf keine Weise gemacht haben, habe ich nachfolgend ein paar Tipps für Dich, die dir helfen können, Deine Kommunikation zu verbessern. Diese Tipps kannst du zudem auch anwenden, wenn du beispielsweise einen Kommunikationsplan erstellst.

Tipps zur direkten Kommunikationsverbesserung!

Die nachfolgenden Tipps basieren auf meiner eigenen Erfahrung im Projektalltag und haben mir weitergeholfen.

Nicht jeder benötigt dieselben Informationen!

Du solltest unterscheiden und festlegen, welche Informationen für wen wichtig sind. Dem Management sind die Informationen über Budget, Zeitplan oder Risiken sicher deutlich wichtiger als einem Lieferanten. Um dies zu verbessern habe ich während meiner Kommunikation immer wieder nachgefragt, ob das alle Informationen sind, die mein Kommunikationspartner benötigt.

Informationsflut vs. Durststrecke!
Nicht mit jedem im Projekt muss täglich kommuniziert werden. Aber auch ein zu großes Intervall kann Probleme mit sich bringen. Um ein Kommunikationsintervall für einen Kommunikationspartner auszuwählen kann es helfen, die Informationen, die ihr austauscht, näher zu betrachten. Wann haben sich die Rahmenbedingungen zu verändert, dass eine erneute Kommunikation nötig ist? Umso schnelllebiger eine Information ist, also umso kürzer der Zeitraum ist, in dem sich die Rahmenbedingungen ändern, desto kürzer sollte das Kommunikationsintervall sein. Du solltest allerdings darauf achten nicht bei jeder kleinen Änderung direkt neu zu kommunizieren. So entsteht eine Flut an Informationen für deinen Kommunikationspartner, in der wichtige Informationen auch untergehen können.
So einfach wie es geht!
Du solltest dir auch Gedanken darüber machen, wie Du die Informationen, die Du vermitteln willst, für den Empfänger aufbereiten kannst. Jeder nimmt kommunizierte Inhalte anders wahr. Was für einige glasklar erscheint, kann bei Anderen für Verwirrung sorgen. Mir hat es geholfen die Informationen so einfach wie möglich weiterzugeben. Du solltest dabei beachten, dass das nicht bedeutet, alles zu vereinfachen. Manche Informationen benötigen einer komplexen Beschreibung, da sie sonst nicht aussagekräftig sind. Es kommt also auf den Kontext an.
Im nächsten Teil der Reihe „Kommunikation in Projekten“ stelle ich Dir verschiedene Kommunikationsmedien mit ihren Vor- und Nachteilen vor und erklären Dir, was einen guten Medienmix ausmacht.
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