Und genauso ist es auch in Projekten! Deshalb setzen wir uns heute im dritten Teil unserer Serie mit Ressourcenmanagement auseinander.
Was sind Ressourcen
Ressourcenmanagement in vier Schritten
Das Ressourcenmanagement ist eine Sequenz mehrerer Schritten:
Inventar erstellen
Als erstes solltest du eine Ressourcenliste erstellen. In dieser sollte man alle Mittel (Maschinen, Personal, Räumlichkeiten, Büroartikel) identifizieren, die für die Erfüllung jedes einzelnen Arbeitspaketes benötigt werden.
Schätzung einholen
Anschließend folgt die Ressourcenschätzung bzw. die die Ausarbeitung der Fragen, wie viele für welchen Zeitraum bestimmte Ressourcen für die Aktivitäten gebraucht werden, welche Eigenschaften sie mitbringen sollten (Im Falle von Personal: Welche Skills, Erfahrungen etc.) und mit welchen Kosten sie verbunden sind.
Nutzung überprüfen
Im vierten Schritt erfasst, misst und überwacht man den tatsächlichen Einsatz der Ressource. Dieser Schritt ist besonders wichtig, denn wie bereits erwähnt, sind gute Ressourcen hart umkämpft und oft auch „Mangelware“. Nur wenn du diesen Schritt durchführst, kannst du sicherstellen, dass die nötigen Ressourcen im Einsatz sind, wenn sie tatsächlich gebraucht werden und ggf. nachsteuern, sollte jemand ausfallen oder gar nicht mehr zur Verfügung stehen.
Räume und Equipment überwachen, Personal managen
Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass die Ressource „Personal“ besonders anspruchsvoll zu managen ist. Über Räume und Equipment kann man sich einigen oder ggf. sogar aufstocken. Eingearbeitetes Personal musst du managen – hier liegt die Herausforderung. Zum einen wegen der komplexeren Anforderungen, die die Heterogenität der Mitarbeiter mit sich bringt, zum anderen, weil das Personal einen erheblichen Kostenfaktor darstellt. Deshalb empfehlen wir, eine offene sowie effektive Kommunikation zu fördern, die Wertschätzung zu vermitteln und großen Wert darauf zu legen, dass Vertrauen zwischen den Teammitgliedern aufgebaut werden kann. Denn besonders im Ressourcenmanagement sollte der Leitgedanke „MIT den Menschen zusammenarbeiten“ verfolgt werden.
In größeren Unternehmen konnten wir häufig beobachten, dass es zu Konflikten zwischen Linien- und Projektorganisation kommen kann, nämlich wenn beide auf die gleiche Ressource zugreifen möchten. Laut unserer Berater ist es wichtig, sich ein gutes Netzwerk im Unternehmen aufzubauen, wodurch man mit den disziplinarischen Vorgesetzten sprechen kann. Verglichen zu den anderen vorgestellten Kernthemen, wie z.B. Risikomanagement, bei dem vor allem eine ausführliche Dokumentation und die Nutzung richtiger Tools im Vordergrund stehen, sind beim Ressourcenmanagement vor allem deine Soft Skills gefragt – siehe unsere Blogbeiträge zum Stichwort „Skills“. Wenn du sehr gute Kommunikations- und Verhandlungsfähigkeit vorweisen kannst, wird es Dir leichter fallen, dir die benötigten Ressourcen zu sichern.
Kevin Gajdzik
Sprechen Sie uns an – wir rufen Sie zurück. Wir bieten Ihnen gerne ein kostenloses und unverbindliches Erstgespräch an.
Spezialisten für Projektmanagement
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1 – Der erste Kontakt
Um Dich zu bewerben, schick dein Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und ggf. Referenzen an jobs@berater-manufaktur.de.
Für Fragen kannst du jederzeit Kristina Jessen unter +49 160 497 1078 anrufen oder uns eine E-Mail an jobs@berater-manufaktur.de schicken.
2 – Das Telefoninterview
Bei uns gibt es keine klassische Personalabteilung. Im Telefoninterview sprichst Du daher direkt mit Deinen möglichen zukünftigen Kollegen.
3 – Die Aufgabe
Um den Wissenstand unserer Bewerber einschätzen zu können, laden wir Dich nach dem Telefoninterview ein, eine Auswahl von Aufgaben im Bereich Excel, PowerPoint und Projektmanagement zu bearbeiten. Hier kannst Du Dein Vorwissen beweisen und wir besser einschätzen welches Fortbildungspaket wir Dir bei Einstellung ggf. noch zur Verfügung stellen sollten. Im Rahmen des persönlichen Gesprächs kannst du uns dann im 4. Schritt deine Ergebnisse präsentieren und Gedankengänge näher erläutern.
4 – Das persönliche Gespräch
Bei beidseitigem Interesse wollen wir Dich nach Step 1-3 im persönlichen Gespräch besser kennenlernen. Wir wollen verstehen, wie Du tickst, warum Du Projektmanagement spannend findest und was Deine Ziele sind. Gleichzeitig wollen wir Dir zeigen, wie wir denken und arbeiten, welche Mentalität wir im Team schätzen und pflegen und alle Deine möglicherweise noch offenen oder aufkommenden Fragen beantworten. Ein gut harmonisierendes Team ist uns wichtig und ein Kernbestandteil unserer Philosophie. Darum nehmen wir uns gerne die Zeit, um gemeinsam herauszufinden, wie gut wir zusammenpassen.
5 – One last step… Feedback
Nach dem persönlichen Gespräch melden wir uns in der Regel innerhalb weniger Tage mit einem Feedback telefonisch bei Dir.