8. August 2022

Ressourcen Management – häufig belächelt und noch häufiger kritisch

Ein Thema, welches häufig belächelt wird, aber in den allermeisten Fällen ein kritischer Faktor für die Verzögerung des Projektes ist. Die Rede ist von Ressourcen und deren Einsatz. Willkommen zu dem dritten Teil unserer Serie über Projektmanagement-Kerngebiete.
Ob in einem Schulprojekt, in einer Sportmannschaft oder in einer politischen Partei: Man braucht ein gut zusammengestelltes Team, um das Spiel zu gewinnen bzw. die Ziele zu erreichen.

Und genauso ist es auch in Projekten! Deshalb setzen wir uns heute im dritten Teil unserer Serie mit Ressourcenmanagement auseinander.

Was sind Ressourcen

Im Projektmanagement bezeichnet man häufig alle Mittel, die für die Durchführung einer Aufgabe benötigt werden als „Ressource“ (z.B. Mitarbeiter, Räume, Maschinen etc.). Ressourcenmanagement befasst sich also mit der Planung und effizienten Zuordnung von Ressourcen, um schlussendlich das Erreichen der Projektziele zu gewährleisten. Der Einsatz von Ressourcen muss so effizient wie möglich sein, denn sei es Personal, Maschinen oder auch Räumlichkeiten: Sie sind in Unternehmen hart umkämpft und werden ggf. auch in anderen Projekten benötigt. Aufgrund der Tatsache, dass Verfügbarkeit, Anzahl und Budget immer limitiert sind, stellt die Verwaltung von Mangel bzw. nicht ausreichenden Kapazitäten oftmals einen wesentlichen Bestandteil von Ressourcenmanagement dar.

Ressourcenmanagement in vier Schritten

Das Ressourcenmanagement ist eine Sequenz mehrerer Schritten:

  1. Inventar erstellen
    Als erstes solltest du eine Ressourcenliste erstellen. In dieser sollte man alle Mittel (Maschinen, Personal, Räumlichkeiten, Büroartikel) identifizieren, die für die Erfüllung jedes einzelnen Arbeitspaketes benötigt werden.

  2. Schätzung einholen
    Anschließend folgt die Ressourcenschätzung bzw. die die Ausarbeitung der Fragen, wie viele für welchen Zeitraum bestimmte Ressourcen für die Aktivitäten gebraucht werden, welche Eigenschaften sie mitbringen sollten (Im Falle von Personal: Welche Skills, Erfahrungen etc.) und mit welchen Kosten sie verbunden sind.

  3. Ressourcen allokieren
    Im dritten Schritt werden die Aufgaben den verfügbaren Ressourcen zugewiesen
  4. Nutzung überprüfen
    Im vierten Schritt erfasst, misst und überwacht man den tatsächlichen Einsatz der Ressource. Dieser Schritt ist besonders wichtig, denn wie bereits erwähnt, sind gute Ressourcen hart umkämpft und oft auch „Mangelware“. Nur wenn du diesen Schritt durchführst, kannst du sicherstellen, dass die nötigen Ressourcen im Einsatz sind, wenn sie tatsächlich gebraucht werden und ggf. nachsteuern, sollte jemand ausfallen oder gar nicht mehr zur Verfügung stehen.

Räume und Equipment überwachen, Personal managen

Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass die Ressource „Personal“ besonders anspruchsvoll zu managen ist.  Über Räume und Equipment kann man sich einigen oder ggf. sogar aufstocken. Eingearbeitetes Personal musst du managen – hier liegt die Herausforderung. Zum einen wegen der komplexeren Anforderungen, die die Heterogenität der Mitarbeiter mit sich bringt, zum anderen, weil das Personal einen erheblichen Kostenfaktor darstellt. Deshalb empfehlen wir, eine offene sowie effektive Kommunikation zu fördern, die Wertschätzung zu vermitteln und großen Wert darauf zu legen, dass Vertrauen zwischen den Teammitgliedern aufgebaut werden kann. Denn besonders im Ressourcenmanagement sollte der Leitgedanke „MIT den Menschen zusammenarbeiten“ verfolgt werden.

In größeren Unternehmen konnten wir häufig beobachten, dass es zu Konflikten zwischen Linien- und Projektorganisation kommen kann, nämlich wenn beide auf die gleiche Ressource zugreifen möchten. Laut unserer Berater ist es wichtig, sich ein gutes Netzwerk im Unternehmen aufzubauen, wodurch man mit den disziplinarischen Vorgesetzten sprechen kann. Verglichen zu den anderen vorgestellten Kernthemen, wie z.B. Risikomanagement, bei dem vor allem eine ausführliche Dokumentation und die Nutzung richtiger Tools im Vordergrund stehen, sind beim Ressourcenmanagement vor allem deine Soft Skills gefragt – siehe unsere Blogbeiträge zum Stichwort „Skills“. Wenn du sehr gute Kommunikations- und Verhandlungsfähigkeit vorweisen kannst, wird es Dir leichter fallen, dir die benötigten Ressourcen zu sichern.

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