11. Oktober 2022

Zeit Management – Wer hat an der Uhr gedreht

Die Redewendung „Zeit ist Geld“ wird Benjamin Franklin zugesprochen, ist über 250 Jahre alt und ist das Thema unseres vierten Beitrags in dieser Serie über Projektmanagement-Kerngebiete. In den allermeisten Fällen gilt die Zeit als kritische Größe, doch je näher der Go-Live kommt, desto wackeliger werden ihre „kritischen“ Knie.

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Nicht nur, dass man neben Qualität und Kosten auch an der für ein Projekt verwendeten Zeit gemessen wird, sondern vielmehr gehen Zeit und Geld miteinander einher, wie Benjamin Franklin korrekt zusammengefasst hat.

Jeder einzelne Tag, der für die Realisierung eines Projektes benötigt wird, kostet Geld. Und da diese zwei Faktoren in deinem Projekt immer nur begrenzt zur Verfügung stehen, bist du quasi dazu gezwungen, gutes Zeitmanagement zu betreiben.

Struktur ist ein zentraler Aspekt

Wenn du unstrukturiert an Zeitmanagement rangehst, kann es dich überwältigen. Deshalb ist es besonders wichtig, strukturiert einen Schritt nach dem anderen zu machen:

Groben Plan aufstellen
Die Erstellung eines groben Plans: Wie sieht das Projektziel aus? Wie kann eine Struktur im Projekt aussehen (Work Breakdown Structure)? Welche Deadlines müssen für die einzelnen Strukturelemente und für das gesamte Projekt gesetzt werden? In welchen Zeitabständen wäre es sinnvoll, einen Statusbericht zu erstellen und an Projekt-Stakeholder zu kommunizieren?

Aktivitäten identifizieren
hier gehst Du an Deinem groben Plan entlang und schreibst die benötigten Aktivitäten auf: Du kannst hierfür Deine WBS nutzen oder auch eine andere Methode wie Top-Down oder Bottom-Up wählen. Wichtig ist nur, dass Du anschließend an einem Punkt ankommst, an dem Du einzelne Arbeitspakete hast, die Du den Mitgliedern Deines Teams zuweisen kannst.

Plan sequenzieren
in diesem Schritt teilst Du die Arbeitspakete in Teilaufgaben auf und kannst sie vorab den Teammitgliedern zuweisen. Besonders wichtig ist es, Prioritäten und vor allem Abhängigkeiten zu identifizieren. Deshalb empfehlen wir dir auch, strukturiert und Schritt für Schritt beim Zeitmanagement vorzugehen. Denn wenn du dich planlos in einen Zeitplan hineinstürzt, erkennst Du Abhängigkeiten oftmals nicht und sie werden erst im Projektverlauf deutlich – aber zu einem für Dich tendenziell schlechten Zeitpunkt. Für den ein oder anderen ist es hilfreich, den Plan grafisch darzustellen, bspw. mit Hilfe eines Gantt Charts, damit dir die Identifikation leichter fällt. Beachte dabei aber immer, dass jede visuelle Darstellung nur eine Momentaufnahme Deines Planes ist und an die Realität angepasst werden muss

Aktivitäten schätzen
Jetzt ist es an der Zeit, Deinen Plan bzw. Deine Arbeitspakete auf die Zeitachse zu legen. Wieviel Zeit wird benötigt, um die Pakete zu erstellen? Hierbei sind zwei Dinge unserer Erfahrung nach essenziell. Zum einen solltest du für diesen Schritt, die Projektmitglieder einbinden, die an der jeweiligen Aktivität beteiligt sein werden, da sie eine viel verlässlichere Aussage darüber treffen können, wieviel Zeit und Ressourcen benötigt werden. Zum anderen musst du Puffer einzubauen, da nur in den seltensten Fällen alles reibungslos abläuft und du ja nicht möchtest, dass der mühsam erstellte Projektzeitplan bereits nach der ersten Abweichung obsolet wird.

Zeitplan fertigstellen
Mit all den vorherigen Schritten solltest Du nun in der Lage sein, einen so genannten kritischen Pfad in Deinem Projekt zu identifizieren – also die verketteten Aufgabenpakete, deren Verzögerung zur Verzögerung des gesamten Projektes führen. Hier kannst Du auch erkennen, welche Aktivitäten zeitgleich durchgeführt werden können. In diesem Schritt kannst Du auch die Projektdauer, ggf. in Sprints, präziser ermittelt.
Wie du siehst, wird man von Schritt zu Schritt detaillierter: Du fängst mit einer groben Planung an und erarbeitet dir nach und nach einen detaillierten und verlässlichen Projektzeitplan. Dies war allerdings nicht der letzte Schritt.

Zeitplans kontrollieren
Dies ist Deine Daueraufgabe während des Projektes, denn genau wie die grafische Darstellung ist auch Dein Zeitplan immer nur eine Momentaufnahme und muss in regelmäßigen Abständen mit der Realität abgeglichen und angepasst werden. Du kannst mit Soll-Ist-Vergleich zwischen Plan und tatsächlichem Fortschritt arbeiten oder auch anders Abweichungen darstellen, wichtiger ist, dass Dein Plan aktuell bleibt. Ist das Projekt noch auf Kurs oder sollte mit korrigierenden Maßnahmen reagiert werden? Wir haben die Erfahrung gemacht, dass sich an dieser Stelle die Spreu vom Weizen trennt. Die Projektleiter, die etwas dazulernen und sich verbessern wollen, dokumentieren während des Projektes bereits ihre sog. „Lessons Learned“, um in künftigen Projekten auf diese Lehren zugreifen zu können. Es bringt dir für Deine Entwicklung nichts, deinen Zeitplan nur zu „kontrollieren“, um dann entsprechend zu reagieren. Du darfst von deinem Plan LERNEN bzw. verstehen, warum es in der Vergangenheit zu Abweichungen zwischen SOLL und IST kam und vor allem, wie du es in Zukunft besser machen kannst. Nur dann ist dieser letzte und kontinuierlich durchgeführte Schritt effektiv!

Kevin Gajdzik

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