6. Dezember 2022

Entspannt in den Urlaub starten dank guter Planung vorab

Damit du entspannt in deinen Urlaub starten kannst, ist eine gute Planung vorab wichtig. Hierfür habe ich vier nützliche Tipps für dich vorbereitet, die ich dir gerne verraten möchte.

Plane deinen Urlaub rechtzeitig

Ich empfehle dir deinen Urlaub immer so früh wie möglich zu planen. Das hat aus meiner Sicht zwei wesentliche Vorteile. Zum einen erhöhst du damit deine Chancen früher als deine Kollegen zu sein und zum gewünschten Urlaubszeitraum auch freizubekommen. Zum anderen kann es sein, dass du deinen Urlaub mit mehreren Familienmitgliedern oder Freunden abstimmen musst. Umso früher du also mit der Planung anfängst, desto größer sind auch die Chancen, dass alle zum gewünschten Urlaubszeitraum auch freibekommen. 

Gib deinen Kollegen und Kunden Bescheid 

Sobald dein Vorgesetzter dir deinen Urlaub genehmigt hat, rate ich dir dies unverzüglich an deine Kollegen und Kunden weiterzugeben. Hierfür kannst du eine Mail an alle wichtigen Personen verschicken. Hier besteht jedoch die Gefahr, dass sie bei der Fülle an Mails, die einige Kollegen oder Kunden erhalten, untergeht. Des Öfteren nutzen Teams für die Urlaubsplanung Anwesenheitslisten, in denen du deine Abwesenheitszeiten eintragen kannst. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass besonders lange Listen mit vielen Personen nicht immer gut gepflegt und dadurch weniger zuverlässig sind. Ich empfehle dir daher immer zusätzlich einen Kalendereintrag zu erstellen und alle wichtigen Personen, die von deiner Abwesenheit erfahren sollen einzuladen. Das hat den großen Vorteil, dass deine Kollegen und Kunden deine Abwesenheit direkt in ihrem eigenen Kalender angezeigt bekommen. 

Kümmere dich um Vertretungen und übergib deine Aufgaben

Nachdem du deinen Urlaub an deine Kollegen und Kunden kommuniziert hast, stellt sich die Frage welche Kollegen sich am besten eignen, um während deiner Abwesenheit deine Termine für dich wahrzunehmen und deine Aufgaben zu erfüllen. Sprich am besten direkt mit den Personen und finde heraus, ob sie überhaupt freie Kapazitäten haben. Andernfalls musst du nach Ersatz suchen. Stelle dir auch die Frage, ob deine Vertretung Zugriff auf dein Postfach benötigt. Wenn ja, kümmere dich rechtzeitig darum. Hat deine Vertretung Zugang zu deinen Meetings? Wenn nein, lade deine Vertretung zu den Terminen ein. Am Ende solltest du nochmal alles in einer Übergabemail zusammenfassen. Die folgenden Fragen können dir dabei helfen alle relevanten Informationen wiederzugeben:

  • Welche Aufgaben/ Meetings stehen an? 
  • Was wurde bereits erledigt? 
  • Was muss als Nächstes getan werden?  
  • Welche Deadlines gibt es? 
  • Wer ist für was zuständig? 
  • Wo sind wichtige Dokumente abgelegt (bspw. Sharepoint Links) 
  • Wer ist Ansprechpartner? 
  • Welche Zugangsdaten werden benötigt? 
      Erstelle eine Abwesenheitsnotiz

      Zu guter Letzt empfehle ich dir eine Abwesenheitsnotiz mit automatischer Antwortmail zu erstellen. Mit der Beantwortung folgender Fragen gehst du sicher, dass die aus meiner Sicht wichtigsten Informationen in deiner Abwesenheitsnotiz vorhanden sind:

      • Was ist der Abwesenheitszeitraum? 
      • Was passiert mit empfangenen E-Mails? Werden diese an eine Vertretung weitergeleitet oder erst nach deiner Rückkehr bearbeitet? 
      • Wer vertritt dich während deiner Abwesenheit zu welchem Thema? Was sind die Kontaktdaten der betroffenen Personen? 

      Am letzten Arbeitstag solltest du nochmal kontrollieren, ob die Notiz aktiv ist. Darüber hinaus solltest du eine Abwesenheitsansage für deine Mailbox oder eine Telefonumleitung an deine Vertretung einrichten, solltest du ein Firmentelefon besitzen. Falls du im Büro gearbeitet hast, vergiss nicht deinen Schreibtisch sauber zu hinterlassen. Achte darauf, dass keine vertraulichen Dokumente offen liegen bleiben. 

      Diese vier Tipps stellen keine abschließende Auflistung dar. Sie sind meiner Erfahrung nach aber die wichtigsten Dinge, die du beachten darfst, um deinen Urlaub entspannt zu planen und zu starten. Viel Spaß beim Ausprobieren! 

      Sebastian Mühlnickel

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